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ということで、私が行なっているScanSnap S1500とEvernoteを組み合わせて、いつでもどこでも必要な名刺を簡単に検索できる方法をブログします。なお、ScanSnap S1500には同梱の名刺専用アプリケーション『名刺ファイリングOCR』があるのですが、如何せんファイルをローカルに保存するので、今回は使っていません。また、Evernote以外のクラウドサービスでも良いのですが、後述のとおり、Evernote自体がiPhoneと非常に相性が良く、OSやモバイルなどの環境に依存すること無く非常に使用しやすいので、Evernoteにしました。ScanSnap S1500を使った名刺管理の目的
ScanSnap S1500とEvernoteで名刺を管理する目的は幾つかあります。
- 物理的な名刺の破棄: 愛読書から子供の保育園の書類まで、とにかく机から紙という紙を無くす作業の一環。
- データベース化: 社名や苗字などで用意に検索出来るようにデータベース化。
- 極力簡単な作業: 従来の名刺管理ソフトのように、スキャンして個別情報は手入力というのは避けたいところ。枚数が少ないうちは良いのだけど、大規模カンファレンスの後などは、打ち込む作業だけで膨大な時間を費やしてしまう。
- いつでもどこでも検索可能: ローカルPCにデータベースを置いては、外出先などからアクセスすることが出来ないため、クラウドを使って特定のOSや機種に依存しないユニバーサルアクセスを構築。
クラウドサービスには幾つかあり、Google Docs (Drive)やDropboxなどでも試してみたのですが、iPhoneからのアクセスが最も容易で、月間アップロード容量が無料アカウントでも60MBと十分かつクラウド容量の上限を気にしなくても良いEvernoteとScanSnap S1500の組み合わせで作業を行います。名刺データベース化の作業手順は以下のとおり。
- 名刺のスキャン: 機械的に両面スキャンするだけ。面倒なのでファイル名も修正しない。ファイル名で検索する時代は一昔前のこと。
- Adobe AcrobatにてOCR: 複数の場合はバッチ処理で。
- Evernoteに保存: ドラッグ＆ドロップ。全てアップロードされたら元データは削除。
準備: ScanSnapの設定
別に面倒な事はなく、これさえ終われば後はAcrobatとEvernoteで名刺管理可能です。まず、ScanSnapのScanSnap Managerの、設定ページ ＞ 読み取り設定 ＞ 新しい読み取り設定、 をクリックして適当な名前を付けて保存。次に、各項目を以下のように設定。
- アプリ選択: Adobe Acrobat読み込み完了に自動で起動しますが、もちろん手動で起動してもOK。
- 保存先: 任意
いずれローカルデータは削除するのでデスクトップで良いかと。 - 読み取りモード: 以下のように設定。OCRの精度を確保したいので少し高精細側に振っておく。また、オプション内の項目は白紙ページ削除以外のチェックボックスは全てOFF推奨。
- ファイル形式: PDF
前述のとおりOCRはScanSnapに装備されたOCRエンジンも使用可能ですが、何回かテストした結果、Adobe AcrobatのOCR精度がScanSnap純正よりも高精度で有ることが分かっているので、ここではチェックを外しておきます。ただ、枚数が多い初期の読み込み作業時などは、大量のファイルをまとめてバッチ処理出来るので、アクロバットを推奨します。
- ファイル形式のオプション(重要): 以下のように2ページで一つのPDFを作るようチェックを入れる。すると、裏表を読み込んだスキャンスナップが名刺1枚ごとに1つのPDFファイルを作成し保存してくれます。
- 原稿: 原稿サイズは自動。超音波による重なり検出もON。
- ファイルサイズ:
幾つかのファイルで検証の結果、ファイル圧縮率は2が最適。
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